Nutzungsbedingungen – Intranet

Diese Nutzungsbedingungen gelten ausschließlich für Personen, denen die advantis GmbH ausdrücklich Zugang zum Intranet gewährt hat und deren Konto aktiv freigeschaltet ist (nachfolgend „Nutzer:innen“).

Das bloße Anlegen eines Kontos oder ein Anmeldeversuch begründet keinen Anspruch auf Zugang und macht diese Nutzungsbedingungen nicht anwendbar. Personen ohne Berechtigung erhalten stattdessen einen Hinweis auf die fehlende Berechtigung; ihr Konto wird automatisiert gelöscht (siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt „Nicht autorisierte Zugriffsversuche“).

Zugang zum Intranet erhalten ausschließlich Personen mit einer aktiven Geschäftsbeziehung zur advantis GmbH, deren geschäftliche E-Mail-Adresse zu einer zugelassenen Firmendomain gehört, oder die eine ausdrückliche Einladung bzw. Freigabe durch eine Führungskraft oder Administrator:in erhalten haben.

Zugangsanfragen werden von Führungskräften oder Administrator:innen geprüft und können abgelehnt werden. Registrierungsversuche mit nicht zugelassenen E-Mail-Domains werden automatisch abgelehnt; das dabei angelegte Konto wird unverzüglich gelöscht.

Nutzer:innen sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

Das Intranet dient ausschließlich internen betrieblichen Zwecken der advantis GmbH, insbesondere der Kommunikation, Terminplanung, Abwesenheitsverwaltung, Ablage interner Dokumente sowie dem teaminternen Austausch.

Über das Intranet zugängliche Inhalte, Dokumente und Informationen sind vertraulich und dürfen ohne Zustimmung nicht an unternehmensfremde Dritte weitergegeben werden.

Eine private oder gewerbliche Nutzung außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses ist nicht gestattet.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des Intranets werden bestimmte Nutzungs-, Anwesenheits- und Verfügbarkeitsdaten zu Auswertungszwecken verarbeitet, wie in der Datenschutzerklärung im Einzelnen beschrieben.

Mit der Nutzung des Intranets nehmen Nutzer:innen zur Kenntnis, dass diese Verarbeitung im Rahmen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses erfolgt.

Das Intranet enthält KI-gestützte Funktionen: einen Assistenten, der Fragen aus einem eingebauten Produktbriefing beantwortet, Hilfe beim Formatieren von Wiki-Einträgen und beim Vorschlagen von Titel und Stichwörtern, das Auslesen eines Lebenslaufs in eine Bewerberakte, Zusammenfassungen der eigenen Sales-Coach-Gespräche sowie Fragen zu einem einzelnen IT-Ticket oder einer einzelnen Bewerbung. Jede dieser Funktionen wird bewusst von einer Person gestartet – keine läuft von selbst oder im Hintergrund mit. Einzige Ausnahme: Ist ein Bewerbungs-Postfach angebunden, werden Lebensläufe aus dort eingehenden Bewerbungen automatisch ausgelesen.

Ergebnisse sind Vorschläge, keine Entscheidungen. Sie können unvollständig oder schlicht falsch sein und sind weder eine rechtliche Bewertung noch eine Anweisung. Wer ein Ergebnis anfordert, ist dafür verantwortlich, es zu prüfen, bevor es verwendet, verschickt oder in einen Datensatz übernommen wird – insbesondere bevor ein KI-Entwurf an Kund:innen oder Bewerber:innen geht und bevor ausgelesene Daten in eine Bewerberakte geschrieben werden.

Gib nur Inhalte ein, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind. Zugangsdaten gehören nicht in eine KI-Funktion, ebenso wenig personenbezogene Daten Dritter, wenn sie für die Aufgabe nicht erforderlich sind.

KI-Funktionen können jederzeit für das gesamte Unternehmen abgeschaltet und je Rolle freigegeben oder entzogen werden. Ein Anspruch auf ihre Verfügbarkeit besteht nicht.

Was die einzelnen Funktionen senden, wohin es geht, wie lange es gespeichert bleibt und wer es sehen kann, steht in der Datenschutzerklärung unter „KI-gestützte Funktionen“ und im Intranet selbst unter Einstellungen → KI.

Nutzer:innen verpflichten sich,

• ihre Konto- und Profildaten aktuell zu halten,
• geltende IT- und Sicherheitsrichtlinien der advantis GmbH einzuhalten,
• im internen Chat und in Ankündigungen einen respektvollen Umgangston zu wahren,
• KI-Ergebnisse zu prüfen, bevor sie darauf vertrauen, sie versenden oder speichern,
• sicherheitsrelevante Vorfälle, etwa den Verdacht auf unbefugten Zugriff, unverzüglich zu melden.

Das Intranet wird als internes Arbeitswerkzeug „wie besehen“ bereitgestellt. Die advantis GmbH kann Funktionen jederzeit anpassen, einschränken oder einstellen und übernimmt keine Gewähr für eine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit.

Der Zugang kann jederzeit eingeschränkt, gesperrt oder beendet werden, insbesondere bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen oder aus Sicherheitsgründen.

Mit Beendigung des Zugangs wird das Konto gemäß der Datenschutzerklärung gelöscht oder anonymisiert; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Sämtliche über das Intranet bereitgestellten Inhalte, Dokumente, Vorlagen und Materialien sind Eigentum der advantis GmbH oder ihrer Lizenzgeber und dürfen ausschließlich für interne Zwecke verwendet werden.

Die advantis GmbH haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes. Im Übrigen haftet sie nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und beschränkt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.

Wir können diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft anpassen, etwa bei Änderungen der eingesetzten Systeme. Über wesentliche Änderungen informieren wir in angemessener Form.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Nürnberg.

Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen richten Sie bitte an: